System Odoo oferuje narzędzia do zarządzania zapasami, a jednym z nich jest funkcja uzupełniania zapasów. Umożliwia ona utrzymywanie poziomu zapasów według zdefiniowanych reguł - dzięki automatycznemu tworzeniu zamówień zakupu nie zabraknie produktów na stanie oraz nie wystąpią nadmierne stany magazynowe. Każdy produkt może mieć utworzoną inną regułę zamawiania co daje dużą swobodę i dowolność podczas zarządzania zapasami.
Aby utworzyć regułę zamawiania dla produktu musi on mieć kilka podstawowych ustawień:
- typ produktu jest ustawiony jako “Produkt rejestrowany” (do wersji 17 Odoo, od wersji 18 typ produktu "Towary")
- jeżeli produkt korzysta z ścieżki “Kupno”, pole “Może być kupowane” musi być zaznaczone
- w zakładce “Zakup’’ wskazany jest co najmniej jeden dostawca produktu.
Regułę można utworzyć na dwa sposoby:
- z poziomu formularza produktu
- poprzez Magazynowanie -> Operacje -> Uzupełnianie zapasów
Podczas konfigurowania reguły zamawiania należy wskazać dla danego produktu ścieżkę, wyzwalacz (automatyczny lub manualny), oraz ilość minimalną i maksymalną. Można też wskazać stałego dostawcę czy mnożnik kupowanych ilości (,,Wielokrotna ilość”) np. dla opakowań zbiorczych.
Jeżeli prognozowana ilość produktu spadnie poniżej minimalnej ilości a ustawiony jest wyzwalacz automatyczny, to Odoo stworzy zapytanie ofertowe. Taki proces zostanie uruchomiony, gdy pracujemy już na danym produkcie a reguła została utworzona przed wystąpieniem zapotrzebowania. Natomiast samo utworzenie reguły nie wyzwoli automatycznego RFQ kiedy ilość jest już poniżej minimalnej i jeżeli chcemy ją uruchomić zaraz po utworzeniu należy skorzystać z “Zamów raz” lub w trybie debugu ręcznie uruchomić planowanie (jest jest do tego to zadanie zaplanowane) które wtedy stworzy zapytania ofertowe dla wszystkich produktów mających regułę z automatycznym wyzwalaczem.
Automatyczne tworzenie RFQ może być sporym ułatwieniem w planowaniu zapasów, szczególnie jeżeli w danym przedsiębiorstwie musi być utrzymywany stały poziom zapasów ze względu na ciągłą ich sprzedaż lub wykorzystywanie ich w procesie produkcji.
Korzystając z wyzwalacza manualnego zapytania nie będą się tworzyć automatycznie, więc tak samo jak wyżej możemy skorzystać z “Zamów raz”, który na żądanie stworzy zamówienie zakupu.
Czasem może wystąpić sytuacja, że dostawca poinformuje nas o opóźnieniu w dostawie. Zmieniając ręcznie datę oczekiwanego przybycia na zamówieniu zakupu zmienia się prognoza stanu danego towaru i Odoo przy ustawieniu wyzwalacza jako automatyczny może ponownie utworzyć kolejne zapytanie ofertowe. Receptą na to jest ustawienie tzw. parametru zabezpieczenia czasów. Dla zobrazowania problemu i jego rozwiązania przejdźmy przez przykład:
1. Nasz przykładowy produkt ma dostawcę, który deklaruje czas dostawy w przeciągu 7 dni
2. Reguła zamawiania jest ustawiona z wyzwalaczem automatycznym
3. Uruchomiło się automatyczne planowanie dzięki któremu utworzyło się zapytanie ofertowe do dostawcy z ilością 15 sztuk (maksymalna ilość). Dostawca poinformował nas, że ma opóźnienie i zrealizuje dostawę w przeciągu 10 dni (pierwotny ustalony czas to 7 dni, stąd data 11.03.2025 na RFQ). Zmieniamy więc na RFQ datę oczekiwanego przybycia i potwierdzamy, daty na PZ ustawiły się zgodnie z tymi na zamówieniu zakupu.
4. Przez przesunięcie dat w “uzupełnianiu zapasów” stan prognozy spada do zera i Odoo przez to wygeneruje kolejne zapytanie ofertowe do dostawcy mimo tego, że oczekujemy na opóźnioną dostawę.
5. Sposobem na uniknięcie tworzenia powielonych RFQ jest ustawienie “Czasu oczekiwania na zakup zabezpieczeń”. Jest to globalne ustawienie, które można znaleźć w Ustawienia -> Magazynowanie -> Zaawansowane Planowanie. Ustawienie to uwzględnia liczbę dni potencjalnych opóźnień dostaw produktów w automatycznym “uzupełnianiu zapasów” i dzięki temu nie tworzą się nowe zapytania ofertowe. W tym przypadku zostało ustawione 5 dni.
6. Po ustawieniu czasu przy ponownej sytuacji z opóźnieniem dostawy (w tym przypadku max 5 dni) Odoo nie wygeneruje kolejnego RFQ. Na nowym zapytaniu ofertowym data oczekiwanego przybycia została zmieniona z 11.03.2025 na 14.03.2025 i mimo opóźnienia w dostawie prognoza produktów pozostaje bez zmian i nie utworzy się kolejne zapytanie ofertowe (opóźnienie mieści się w wskazanych 5 dniach “zabezpieczenia”).
