Rozpoczynając pracę z Odoo, wiele firm decyduje się najpierw uruchomić obsługę operacyjną, a księgowość wprowadzić później, po opanowaniu dokumentów i działań w swym business flow. Przez ten wstępny okres pewna część dokumentów jest jednak księgowana, niejako przy okazji i z błędami popełnianymi przy uruchamianiu programu.
Ponieważ w Odoo nie ma oddzielnej funkcji wprowadzania BZ/BO, a salda kont, rozrachunki, i transakcje VAT przechodzą bezpośrednio z jednego roku na drugi, konieczne jest więc usunięcie i wyzerowanie skutków tych pierwszych niepełnych zapisów. Służy do tego funkcja „Próg przełącznika fakturowania” umieszczona w menu Ustawienia aplikacji Księgowość:
Po wybraniu daty i potwierdzeniu, zapisy do tego dnia włącznie zostaną przestawione w tryb podobny do „anulowane”. Te dokumenty, w tym faktury, będą nadal możliwe do wyszukania i podglądu w programie, będą miały jednak pasek „Invoicing App Legacy”. Znikną ich obroty, salda, rozrachunki i uzgodnienia, oraz wyniki w raportach bazujących na tych wielkościach. Znikną też powiązania pomiędzy dokumentami, np. faktura-zapłata lub faktura-PZ, o ile nie zostały na sztywno zapisane gdzieś w dokumencie. W razie potrzeby informacji o takich powiązaniach operacji będziemy więc szukać w poprzednim programie księgowym.
Samo wprowadzenie BZ, które będzie też widziane jako BO nowego roku, wymaga przestrzegania pewnych zasad:
1. Do czasu zamknięcia, stary i nowy rok księgujemy na bieżąco, wprowadzając faktury, zapłaty, itp. Ważne jest, by zaksięgować wszystkie te faktury zakupu i sprzedaży z poprzedniego roku które do rozliczenia VAT wejdą w rozliczeniu za styczeń, składanym w lutym. Ważne jest też sparowanie z datą w tym samym roku (stary do starego, nowy do nowego) operacji związanych z magazynem z operacjami związanymi z finansami, np. faktura zakupu – PZ, faktura sprzedaży – WZ, by nie były wzajemnie wiązane przez przełom roku.
2. Kiedy w pierwszym miesiącu nowego roku obrachunkowego w dotychczasowym programie będą już gotowe dane księgowe i BZ, to w Odoo wstrzymujemy takie działania które powodowałyby księgowania do poprzedniego roku, i zmianę sald. Uruchamiamy też funkcję „Próg przełącznika fakturowania”, zerując dotychczasowe salda i anulując dokumenty księgowe.
3. Poprawne salda kont na BZ wprowadzimy importując je z plików XLS, co nie powinno być kłopotliwe. Oddzielnie zrobimy pliki dla należności, zobowiązań, i pozostałych kont bilansowych i wynikowych.
Wszystkie te części będą zamykane i bilansowane z kontem technicznym np. 999, a po wprowadzeniu całości BZ konto to powinno mieś zerowe saldo. Oddzielnym dokumentem będą też przeszacowania walutowe, zbilansowane oczywiście same ze sobą. Jest przy tym kilka reguł:
(a) Należności i zobowiązania powinny mieć salda złotówkowe i walutowe, podobnie wybrane konta walutowe np. rachunku bankowego w Euro. W przypadku dużej ilości rozrachunków, można je drobniej podzielić np. według walut. Nazwy kontrahentów powinny być dokładnie takie same jak w Odoo (włącznie ze spacjami, znakami przestankowymi itp.), by program mógł je powiązać z kartotekami.
(b) Salda kont wynikowych powinny pozostać nie przeniesione na konto wyniku finansowego – to pozwoli nam w sprawozdaniach finansowych oglądać w Odoo wynik z roku BZ.
(c) Salda kont i rozrachunków walutowych oraz kont walutowych nie powinny zawierać przeszacowania walutowego na koniec roku – takie przeszacowania zaksięgujemy oddzielnie na BZ, na poziomie sald kont a nie poszczególnych rozrachunków, by móc to przeszacowanie łatwo odwrócić pierwszego dnia nowego roku obrachunkowego.
4. Od wprowadzenia BZ nie księgujemy już w Odoo zdarzeń do ubiegłego roku. Jeżeli np. przyjdzie jakaś faktura to wprowadzimy jej skutki w dotychczasowym programie księgowym, korygując też BZ.
5. Późniejsze ewentualne faktury korygujące sprzedaży do faktur z poprzedniego roku wymagać będą najpierw przywrócenia wcześniej wyzerowanych faktur do postaci zaksięgowanej. Po wystawieniu korekt, faktury te przywracamy z powrotem do postaci anulowanej. Do obydwu tych zmian mogą posłużyć akcje serwera. Z korektami zakupu nie będzie takiego problemu, nasz moduł wspomagający fakturowanie jest w stanie je zaksięgować.
6. Przed złożeniem deklaracji VAT za styczeń składanej w lutym, do której wejść mogą też faktury wprowadzone jeszcze w grudniu, trzeba także przywrócić je do postaci zaksięgowanej, a po wysłaniu deklaracji przywrócić je z powrotem do postaci anulowanej. Podobnie jak z korektami, można się do tego posłużyć akcjami serwera.
7. Po zakończeniu prac z BZ, ponieważ anulowane zostaną faktury z poprzedniego roku, trzeba będzie ponownie uzgodnić wpłaty i wypłaty wykonane od początku nowego roku z nowymi rozrachunkami które wprowadzimy w ramach BZ. Dlatego warto w tym czasie od początku roku możliwie wstrzymać takie płatności, robiąc je wcześniej lub odkładając na później, by mieć z tym jak najmniej pracy.