W przypadku pobrania zaliczki od klienta, i późniejszej częściowej realizacji dostaw czy usług potwierdzanej kolejnymi fakturami etapowymi czy końcowymi, kwotę zaliczki należy rozliczyć proporcjonalnie do końcowych przychodów ze sprzedaży lub wartości etapów wykonywania prac. W Odoo pobrane zaliczki księgowane są jako przychody przyszłych okresów (tu konto 845), i rozliczane przy fakturze potwierdzającej sprzedaż. Jeżeli faktur końcowych lub etapowych jest kilka, to program próbuje rozliczyć w uproszczeniu całą zaliczkę już przy pierwszej takiej fakturze, można to jednak zmienić korygując „ilość” rozliczanej zaliczki.
W przykładowej transakcji sprzedano 9 szt. wyrobów w cenie 1.000 zł za szt., dostarczając je partiami po 3 szt. i pobrano zaliczkę w wysokości 40% kontraktu czyli w kwocie 3.600 zł.
Po wydaniu pierwszej partii 3 szt., przy wystawianiu dla nich faktury końcowej program podpowiada nam pełne rozliczenie zaliczki, czyli -1,0 szt. Możemy jednak zmniejszyć jej ilość, w tym przypadku do -0,333 jedn. by uzyskać częściowe rozliczenie i częściową kwotę, tu 1.200 zł. Sam zapis kwotowy w razie potrzeby poprawiamy usuwając różne groszowe zaokrąglenia:
Przy kolejnych transzach sprzedaży postępujemy podobnie. Przy ostatniej transzy program sam podpowie nam pozostałość „ilościową” zaliczki do rozliczenia. Powinniśmy jednak sprawdzić na koncie przychodów przyszłych okresów ile jeszcze tej zaliczki pozostało, by wraz z tą ostatnią fakturą rozliczyć całe jej saldo:
Przy wystawianiu Sales Order i pobieraniu zaliczek w walutach obcych, program zapamiętuje kwotę zaliczki w tej walucie i przy rozliczeniu przelicza ją kursem bieżącym obowiązującym w dniu wystawienia faktury końcowej. Taki sposób rozliczania powoduje powstawanie różnic na koncie przychodów przyszłych okresów, dlatego na fakturze końcowej w pozycjach księgowania warto ręcznie skorygować nie tylko kwotę w walucie ale i kwotę w złotych, stosując taki sam kurs jak dla zaksięgowania pobranej zaliczki. A przy ostatniej fakturze końcowej, warto przed jej zaksięgowaniem sprawdzać pozostającą kwotę zarówno w walucie obcej jak i w złotych.
