Automatyczne tworzenie środków trwałych na podstawie faktury zakupu
Aby środki trwałe były automatycznie tworzone po zaksięgowaniu faktury zakupu, należy wykonać poniższe kroki:
1. Konfiguracja konta księgowego
W Księgowość → Konfiguracja → Plan kont wymagane jest ustawienie typu konta na Środki trwałe.
W zakładce Automatyzacja dostępne jest pole Automatyzuj środek, które określa sposób tworzenia środków trwałych:
• Nie – brak automatycznego tworzenia środka trwałego.
• Utwórz w wersji roboczej – zalecane ustawienie, środek tworzony jest w projekcie.
• Utwórz i zweryfikuj – środek tworzony jest już zatwierdzony.
Dodatkowe ustawienia:
• Zarządzaj pozycjami – w przypadku zaznaczenia tej opcji zostanie utworzonych wiele środków trwałych, jeśli faktura zawiera kilka pozycji.
• Model środka – umożliwia wybór predefiniowanego „szablonu” środka, co pozwala uniknąć ręcznego uzupełniania powtarzających się danych.
2. Tworzenie faktury zakupu
Zatwierdzenie faktury z księgowaniem na tym koncie spowoduje utworzenie środka trwałego, który jest dostępny poprzez kafelek “Zasoby” widoczny na jej widoku. Umożliwia on szybkie przejście do szczegółów utworzonego środka.
3. Edycja i zatwierdzenie środka trwałego
Po otwarciu środka dostępna jest możliwość edycji jego danych, a następnie zatwierdzenia.
Tworzenie środków trwałych na podstawie dokumentu PK
W niektórych przypadkach istnieje potrzeba stworzenia środka trwałego na podstawie innego dokumentu niż faktura zakupu. Przykładem może być adaptacja biura, gdzie zakupy związane z inwestycją są księgowane na koncie środków trwałych w budowie. Po zakończeniu prac i dokonaniu przeksięgowania na odpowiednie konto, np. inwestycji w obcym środku trwałym, dokument PK nie powoduje automatycznego utworzenia środka trwałego.
Aby utworzyć środek trwały z dokumentu PK, należy:
1. Przejść do pozycji zapisów, odszukać i zaznaczyć utworzony dokument PK.
2. Wybrać opcję "Utwórz środki".
3. Po wybraniu tej opcji otworzy się okno do wprowadzenia danych środka trwałego, identyczne jak po zaksięgowaniu faktury.
4. Trzeba wprowadzić wymagane informacje i zatwierdzić środek trwały.
Dzięki temu nie ma potrzeby tworzenia środka trwałego "od zera", co usprawnia proces i eliminuje konieczność manualnego przepisywania danych.